Las invitaciones, las páginas web y las invitaciones animadas se utilizan cada vez más como una forma bonita y rentable de invitar a los seres queridos a eventos especiales. Sin embargo, ¿cómo se hace un seguimiento de toda la información y la comunicación que solían hacer las confirmaciones de asistencia en papel tradicionales?

Motion Stamp crea impresionantes invitaciones animadas y las aloja convenientemente en páginas web privadas, deleitando a sus invitados. Descubrimos que Google Forms brinda una solución elegante y eficiente para recibir y recopilar información de RSVP de todos sus invitados, todo mientras es completamente gratis. Por lo tanto, incluso los eventos más simples o complejos pueden organizarse bien.

Todo lo que necesita hacer es iniciar sesión en su cuenta de Google y puede crear un formulario de RSVP que se adapte perfectamente a su evento.

Motion Stamp puede agregar el enlace al formulario de RSVP que ha creado, directamente en su página web de invitación animada. Hacer que la experiencia de invitación de su invitado sea fluida y cohesiva.

Para ver un ejemplo de esto en acción. Visite nuestra página de invitación de muestra aquí.

También se puede ver un gran tutorial en video aquí.

CÓMO CREAR UN RSVP DE BODA EN LÍNEA UTILIZANDO FORMULARIOS DE GOOGLE
Primero, hagamos un formulario simple de RSVP para nuestra pareja imaginaria 'Bethany & Wendell'. Míralo aquí, para que puedas ver lo que estamos construyendo. Vamos a sugerir algunas cosas para ayudar a que la recopilación de sus datos sea mucho más fácil. Entonces, para aquellos que quieren más control, crearemos algo más dinámico.
INICIE SESIÓN EN SU CUENTA DE GOOGLE

Diríjase a Google e inicie sesión, o cree una nueva cuenta. Cuando esté listo, haga clic en el icono de Google Apps (9 puntos en la esquina superior derecha) y seleccione Formularios. También puede buscar "Formularios de Google" en la barra de búsqueda de su navegador

 

ELIJA UNA PLANTILLA

online rsvp form

Puede explorar las plantillas o comenzar desde una en blanco. Para mantenerlo simple, seleccione la plantilla de RSVP. Verá una imagen en la parte superior y parte del formulario ya se ha creado.

 

SELECCIONE LA CONFIGURACIÓN DE SU FORMULARIO

Google Forms RSVP Settings 

Para garantizar que el formulario funcione mejor para una boda, debemos marcar algunas configuraciones. Estas son solo sugerencias, y es posible que desee elegir de otra manera. Dirígete a la parte superior y haz clic en 'configuración'. En Respuestas sugerimos

  • Active la recopilación de direcciones de correo electrónico. Entonces sus respuestas tienen un invitado identificado.
  • Para Enviar a los respondedores una copia de sus respuestas, elija Siempre
  • Para Permitir la edición de respuestas: apáguelo, para que las personas se comuniquen con usted si hay cambios en su situación.
  • Límite a 1 respuesta: desactívelo para que las personas no necesiten su propia cuenta de Google para usar su formulario.
  • También puede escribir un mensaje personalizado a sus invitados, agradeciéndoles por confirmar su asistencia. Esto se puede editar en 'mensaje de confirmación'.

 

ELIGE TU IMAGEN, COLORES Y FUENTE

rsvp form color scheme

Puedes reemplazar la imagen con la tuya. Haga clic en el botón "Personalizar tema" en la parte superior derecha de la pantalla. Parece un icono de paleta de pintura. Esto abrirá las opciones de su tema. Haga clic en el botón "Imagen cargada" y podrá elegir una nueva foto de varias ubicaciones. Una vez que haya cargado una nueva imagen, notará que el formulario se ha actualizado automáticamente para crear un nuevo esquema de color basado en su foto. Puede cambiar esto manualmente seleccionando el botón '+' debajo del encabezado 'Color del tema'. También puede elegir un estilo de fuente en esta área, para adaptarse al tono de su evento. Hemos elegido 'formal' para nuestro formulario de ejemplo.

 

ESCRIBA UN TÍTULO DE EVENTO

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Debajo de la foto está el título de tu evento. Hemos cambiado el nombre de nuestro evento de ejemplo a "La boda de Bethany y Wendell" y hemos agregado información clave para ayudar a sus invitados, como la fecha, el lugar y la fecha de RSVP.Para hacer esto, haga clic en la barra con el texto, y esto abrirá el editor de esa ventana. También verá que aparece un menú al lado. Esto le permitirá agregar otros tipos de ventanas, esto incluye preguntas, imágenes y secciones, que exploraremos a continuación.

 

RECOLECTAR PRIMERO EL NOMBRE DEL INVITADO PRINCIPAL – PREGUNTA DE RESPUESTA CORTA

online rsvp guest names

Puesto que el formulario no sabe quién lo está rellenando, debe preguntar el nombre del huésped principal. La plantilla de RSVP no incluye esta pregunta, por lo que tendremos que hacerla nosotros mismos. Hemos preguntado por el Nombre y Apellido de los invitados principales. Para hacer esto, haga clic en el Título de su evento y verá el '+' en el menú emergente de la derecha. Haga clic en esto y se agregará una nueva ventana a su formulario debajo del título de su evento. Desde aquí, podemos elegir qué va a hacer esa ventana. Como buscamos el nombre de sus invitados, seleccione "Respuesta corta" en el menú desplegable y escriba su pregunta. Tales como 'Ingrese su nombre y apellido'. También puede hacer una pregunta "obligatoria" para que sus invitados sepan que deben responderle antes de poder enviar el RSVP. También podrá eliminar esta ventana o duplicarla para más preguntas.

 

¿PUEDES ASISTIR? – PREGUNTA DE OPCIÓN MÚLTIPLE

online rsvp form attendance

La plantilla de RSVP ya tendrá una ventana de "opción múltiple" para sus invitados. Es posible que desee reformular las respuestas para adaptarlas a su evento. Por ejemplo, para una boda, puede editar el texto para que diga "Aceptar con placer" o "rechazar con pesar". Como es una opción múltiple, sus invitados solo pueden elegir 1 respuesta. También puede hacer que esta sea una pregunta obligatoria.

 

¿CUÁNTOS INVITADOS VIENEN? – PREGUNTA DESPLEGABLE

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Esto le permitirá realizar un seguimiento del número adecuado de asistentes. La plantilla no tiene esto, por lo que puede 'agregar una pregunta' y elegir la opción 'desplegable'. Luego agregue todas las opciones de números que sean relevantes para su evento. Si limita los invitados a 4 por familia, agregue las opciones 0,1,2,3,4. Es importante agregar el 0 como una opción, ya que le permitirá ver cuántos encuestados le respondieron. También nos ayudará más adelante si elige configurar un formulario más detallado. Recomendamos hacer de esta una pregunta 'Obligatoria'. Para asegurarse de capturar todos los números de invitados, ya sea que asistan o no.

 

¿CUÁLES SON LOS NOMBRES DE LOS INVITADOS? PÁRRAFO PREGUNTA

rsvp guest names

Es posible que desee saber los nombres exactos de los más, y quién de las familias más numerosas podrá asistir. Esta opción de ventana usa la pregunta Párrafo, para dejar espacio para nombres largos o muchos.

 

¿LE GUSTARÍA ASISTIR A NUESTROS OTROS EVENTOS DE BODAS -CASILLAS DE VERIFICACIÓN

 rsvp online pre wedding events

Muchas bodas tienen numerosos eventos previos y posteriores a la ceremonia. Si desea tener una idea de a quién le gustaría ser incluido en estos, agregue una ventana de pregunta de casilla de verificación y escriba los diferentes eventos a los que sus invitados pueden asistir. La pregunta "Casilla de verificación" le permite a su invitado seleccionar tantas opciones como desee. Mientras que otros tipos de preguntas solo ofrecen una opción.

 

SELECCIÓN DE UN PLATO PRINCIPAL: CUADRO DE OPCIÓN MÚLTIPLE

rsvp online dinner selection

Si desea ofrecer a sus invitados las opciones de su comida principal en su recepción, puede hacer que la pidan cuando confirmen su asistencia. Lo más probable es que solo permita 1 comida principal por invitado. Por lo tanto, usar la "Cuadrícula de opción múltiple" significará que sus invitados solo pueden hacer una selección. Nuestro ejemplo ha colocado a 4 invitados en sus propias filas y ha enumerado 4 opciones de comidas principales para que elijan. No olvide que si los niños van a asistir a su celebración, es posible que también deba permitir comidas para niños.

 

ALERGIAS O NECESIDADES DIETÉTICAS: CUADRO DE CASILLAS DE VERIFICACIÓN

rsvp online dietry needs

Mucha gente tiene alergias.Algunos son bastante serios, por lo que si planea satisfacer diferentes necesidades dietéticas, es posible que desee recopilar información muy específica. Al usar una cuadrícula de casillas de verificación, puede enumerar tantos invitados como desee en las filas, y todas las posibles alergias en las columnas. Los invitados tendrán la opción de elegir tantas alergias como sea necesario. Hemos enumerado las principales alergias en las columnas que escriben Gluten, Lácteos, Huevos y Nueces. También puede agregar una pregunta de respuesta corta directamente debajo de esta pregunta, para que su invitado pueda escribir cualquier alergia poco común que no esté en su lista.

 

DEJANDO UNA NOTA PARA LA PAREJA 

Es posible que algunos invitados deseen brindarle más información. Agregar una pregunta final usando la opción 'párrafo' permitirá esto.

CÓMO ENTREGAR SU FORMULARIO DE RSVP A SUS INVITADOS

CÓMO PREVISUALIZAR

 Una vez que haya terminado de crear su formulario. Obtenga una vista previa seleccionando el icono de ojo "vista previa" en la barra de herramientas superior derecha.

CÓMO ENVIAR A SUS INVITADOS

online rsvp delivery

Puede enviar este formulario a sus invitados directamente por correo electrónico o mediante un enlace; sin embargo, Motion Stamp puede vincular su página de invitación directamente a este formulario. Haciendo una experiencia fácil para sus invitados.

 

Seleccione el botón "Enviar" en la esquina superior derecha y podrá elegir varias opciones de envío. Si desea que Motion Stamp cree un enlace RSVP a su formulario, seleccione el botón de enlace y copie y pegue la URL del enlace en un correo electrónico y envíelo a store@motionstamp.com  o utilice nuestro formulario de contacto. Nosotros nos encargaremos del resto.

 

CÓMO VER LAS RESPUESTAS DE SUS INVITADOS

rsvp online responses

Una vez que sus invitados comiencen a completar su formulario de RSVP, puede ver la información en el encabezado "Respuestas", que se encuentra en la parte superior de su formulario de RSVP. Incluso puede exportar la información a una hoja de cálculo de Excel si necesita entregar la información a un planificador de bodas o hacer un seguimiento de ella en su propia base de datos.

rsvp online spreadsheet
¡HAZ UNA PRUEBA!

Todos tendrán diferentes prioridades para su evento y es posible que deseen ver la información de diferentes maneras. Siempre es una buena idea hacer que algunos amigos o familiares prueben su formulario, y luego podrá ver cómo se le presenta toda la información. En base a esto, puede optar por hacer algunas preguntas obligatorias o cambiar las respuestas disponibles para sus invitados. Puede duplicar sus formularios, por lo que si desea hacer otra versión, puede comenzar con datos nuevos de sus invitados.

 


CREACIÓN DE INTERACCIONES DINÁMICAS EN SU FORMULARIO

Hemos creado un formulario más complejo que le permitirá tratar con grupos más grandes de personas al hacer que el formulario sea reactivo a las respuestas. Echa un vistazo a nuestro formulario de ejemplo aquí. Por ejemplo, si sus invitados seleccionan que asistan 4 personas, el formulario se actualizará automáticamente para atender la cantidad de invitados que asistirán. Entonces, si vienen 4 invitados, el formulario solicitará pedidos de cena para 4 invitados.

Esto se crea agregando "secciones", y aquí tenemos un ejemplo de un formulario RSVP de este tipo.

Una vez que haya establecido sus preguntas clave, puede agregar una sección para reflejar qué preguntas debe responder 1 invitado. Luego agregue una sección 2nd para hacer las mismas preguntas, pero con 2 invitados que deben completar las respuestas, y así sucesivamente. Aquí es donde el botón duplicar será útil, porque puede duplicar la misma pregunta 4 veces y arrastrarla a la siguiente sección, y cada vez agregar un invitado adicional. Eventualmente, tiene 5 "secciones" adicionales, cada una de las cuales hace preguntas relevantes para esa cantidad de invitados.

rsvp online guest sections

Para que el formulario sea dinámico y se actualice para mostrar las preguntas correctas a los números de invitados correctos, diríjase a la pregunta desplegable "¿Cuántos invitados asistirán?".Luego puede indicar qué sección se abrirá en el formulario según la cantidad de invitados que asistan. ¡Esto hace que su formulario sea muy fácil de usar para sus invitados!

rsvp online dynamic form

OTROS RECURSOS

Google Forms se usa en muchas situaciones y hay muchos recursos disponibles. YouTube es un excelente lugar para ayudarlo a encontrar algo único o específico que le gustaría incluir en un RSVP en línea para su invitación.

 

¡Disfrútalo!

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abril 07, 2022 — Softtrix